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Semplifica il processo di gestione del congedo – definisci i flussi di lavoro e tieni traccia di ogni richiesta di congedo.
Gestione del congedo senza sforzo, con le tue regole.
I dipendenti possono vedere quanti giorni di congedo hanno preso, quanti ne sono rimasti e fare richiesta di tempo libero. Fai sapere ai dipendenti chi c’è dentro e chi è fuori ufficio e rendi più facile per loro programmare il proprio lavoro.
Rendi tuo il sistema. Il calcolo di diritti al congedo, PTO, accumuli e accantonamenti è molto più facile. E se hai uffici in diversi stati o paesi, potrai configurare le tue ferie. O avere il proprio flusso di lavoro per le approvazioni. Non è fantastico?
Il congedo significa più delle vacanze e dei giorni festivi
Ci sono molti tipi di congedo, con maggiore o minore impatto sulla tua attività quotidiana; dal pulsante Impostazioni potrai aggiungere tutti i tipi di congedo che vuoi, a seconda dell’assenza che decidi di tracciare o meno. Per esempio, i congedi come i viaggi d’affari potrebbero non cambiare molto nella routine quotidiana (solo le spese); inoltre, se qualcuno chiede il home office non c’è nessun impatto. Ma i congedi come le ferie, i giorni festivi, le assenze per malattia, i congedi parentali, gli anni sabbatici devono essere tracciati per permetterti di vedere quando qualcuno non è disponibile per adempiere a un compito urgente o per completare il progetto.
Anche se ci sono tre modi per avviare una richiesta di congedo (link alla Guida), il risultato sarà sempre lo stesso; il richiedente imposta il primo e l’ultimo giorno di congedo e il tipo di congedo; si può anche aggiungere un commento con spiegazioni. Una volta premuto il pulsante Aggiungi, viene avviato il flusso di lavoro di approvazione e il responsabile diretto riceverà una notifica. Anche una terza persona coinvolta nel progetto (come ad esempio il Project Manager) può essere informata sulla richiesta di congedo e sul suo stato.
Con un solo clic il responsabile può approvare o rifiutare la richiesta di congedo e l’iniziatore verrà immediatamente informato tramite lo strumento (e via email, in base alle impostazioni dell’utente).
Azienda internazionale, più sedi, diversi giorni festivi? Con noi sei in buone mani!
Dipendenti da paesi di tutto il mondo? Regole diverse? Giorni festivi diversi? Numero diverso di giorni di ferie? Tranquillo, con elapseit potrai aggiungere diversi giorni festivi in ciascuna sede creata. Una volta creata una sede nello strumento con i suoi giorni festivi specifici, devi solo aggiungere quella sede ai nuovi dipendenti e le loro ferie verranno caricate automaticamente. Non è necessario alcun aggiornamento se stai selezionando il campo ricorrente/Annuale.
A volte, sebbene i tuoi dipendenti si trovino nello stesso paese, potrebbero non avere lo stesso numero di giorni di ferie a causa di diversi tipi di collaborazione (es. tempo pieno/tempo parziale). In questo caso potrai selezionare per alcuni dipendenti un numero di giorni di ferie diverso dallo “standard”. E se non assumi nuove persone solo a Gennaio, vuoi un sistema che calcoli automaticamente il numero di giorni di ferie in corrispondenza al numero di mesi di lavoro per il primo anno di lavoro.
Un altro aspetto positivo è che, se qualcuno nella tua squadra aggiunge/invia una richiesta per un periodo di ferie che si estende su un fine settimana o un giorno festivo, lo strumento considererà solo i giorni lavorativi come giorni di tempo libero; pertanto, in tali situazioni è necessaria una sola richiesta di assenza.
L’efficienza è ciò che tutti cerchiamo, ecco perché tutto è online - dalla richiesta all’approvazione!
Non preferiresti evitare tutto quello spreco di carta e risparmiare tempo prezioso invece di stampare alcune richieste di congedo e aspettare che siano firmate da responsabili impegnati? Se lo fai, allora è il momento di iniziare a gestire tutte le tue richieste di congedo attraverso elapseit. E così facendo, non solo risparmierai tempo e carta, ma guadagnerai anche in efficienza rendendo la disponibilità delle risorse più accurata nel pianificatore.
L’avvio di una richiesta di congedo è a pochi clic di distanza e lo stesso vale per l’approvazione nel caso in cui sia necessario un flusso di lavoro. Puoi anche scegliere chi deve essere aggiornato e ricevere una notifica su queste richieste e i loro stato (via email o solo nello strumento).
Tutte le richieste di assenza possono essere gestite attraverso lo strumento, risparmiando molto tempo. Sta anche a te come gestire queste richieste. Decidi tu se ci sono giorni di congedo che richiedono un flusso di lavoro di approvazione o se è necessaria solo una notifica. E puoi anche scegliere di ricevere una notifica su queste richieste solo nello strumento o se la desideri anche via email.
Facile da usare, anche per chi “non ama la tecnologia”
E poiché abbiamo progettato uno strumento complesso ma molto intuitivo, il responsabile può rispondere a queste richieste da due diverse finestre. Puoi fare clic sull’icona Notifiche e verrai indirizzato alla finestra Approva/rifiuta in cui sono archiviate tutte le richieste in sospeso, oppure puoi fare clic su Abbandona vista e otterrai una panoramica con tutte le richieste di congedo di tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro stato (approvato o rifiutato). Questa panoramica ti consente di controllare la cronologia delle richieste di congedo per tutti i mesi precedenti che desideri e per l’anno successivo (nel caso tu voglia vedere come sarà il futuro).
Proprio per rendere le cose ancora migliori per te, con elapseit puoi generare diversi rapporti di congedo solo con pochi clic: rapporti per un periodo specifico, per persone, dipartimenti o sedi specifici. Puoi esportare tutti i dati in un file PDF o CSV.
Come puoi vedere, perché un Project Manager sia in grado di fare un’assegnazione efficiente dei compiti, non solo è necessario un buon strumento di tracciamento dei compiti, ma è vitale anche un strumento di gestione dei congedi abile. Fortunatamente elapseit può renderti la vita più facile con un sistema integrato che comprende entrambi i moduli.