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L’importanza di uno strumento di gestione delle risorse

Perché È Importante la Gestione delle Risorse del Progetto?

La gestione delle risorse è parte integrante di qualsiasi attività e aiuta a massimizzare l’efficienza nell’utilizzo delle persone o delle attrezzature del progetto. Questo passaggio non dovrebbe essere preso alla leggera poiché ogni risorsa dell’organizzazione deve essere utilizzata in modo efficiente per aumentare la redditività.

Che cos’è la gestione delle risorse del progetto?



Vediamo prima cosa sono le risorse. Sono tutto ciò di cui hai bisogno per completare i tuoi progetti, che siano persone, beni o strutture.
Pertanto, la gestione delle risorse è il processo di utilizzo efficiente ed efficace di tutto ciò che è a tua disposizione per completare con successo i tuoi progetti. In altre parole, senza una pianificazione e programmazione accurata delle tue risorse al progetto giusto al momento giusto e al costo giusto, il tuo business ne soffrirà.

Tecniche di gestione delle risorse



Non importa quali tecniche di gestione delle risorse stai usando, lo scopo è lo stesso: fornire una visione chiara dei tuoi progetti per ottimizzare l’utilizzo delle risorse.

  1. Assegnazione delle risorse – per poter allocare risorse su un progetto, è necessario verificare prima cosa è necessario per completare il progetto; quindi fare un “inventario” delle risorse e abbinare le risorse giuste ai compiti giusti.
  2. Pianificazione delle risorse – una volta che sai di quali risorse hai bisogno, decidi per quanto tempo e quando queste risorse sono necessarie per completare il progetto.
  3. Previsione delle risorse – questa è una tecnica da applicare quando si pensa di inserire nuovi progetti; prima di fare qualsiasi promessa ai tuoi clienti e firmare nuovi contratti, controlla di avere tutti gli assi nelle tue mani per portare a termine il lavoro; questa tecnica aiuta ad anticipare non solo la capacità aggiuntiva necessaria per i piani di progetto, ma anche l’eventuale sottoutilizzo delle risorse che potrebbe verificarsi.
  4. Livellamento e livellamento delle risorse – secondo APM, queste tecniche vengono utilizzate quando i vincoli di tempo hanno la priorità o quando è necessario ripristinare l’equilibrio ed evitare assegnazioni in eccesso e/o in difetto; puoi controllare qui per ulteriori dettagli.

I vantaggi dell’utilizzo di un efficace sistema di gestione delle risorse



È abbastanza chiaro che non sarai in grado di applicare le tecniche di gestione delle risorse di cui sopra semplicemente utilizzando un foglio di calcolo Excel. Avrai bisogno di un sistema efficiente per utilizzare al meglio le tue risorse.
Controlliamo alcuni dei vantaggi più importanti dell’utilizzo di uno strumento di gestione delle risorse:

  • Maggiore produttività – ottenendo una panoramica completa di progetti e risorse, sarai in grado di assegnare le risorse giuste ai compiti giusti al momento giusto.
  • Elimina l’esaurimento e la noia – sarai in grado di ridurre al minimo le assegnazioni di risorse in eccesso o in difetto e quindi aumentare la soddisfazione dei dipendenti; uno strumento efficiente di gestione delle risorse visualizzerà il caricamento delle risorse in tempo reale in modo che nessuno nella tua squadra abbia un lavoro eccessivo o sottoutilizzato.
  • Costi di progetto ridotti - in pratica, ti aiuterà a fare di più con meno; ridurrai al minimo la pianificazione reattiva e le assunzioni dell’ultimo minuto.
  • Maggiore trasparenza – verranno evitati errori di comunicazione e confusione; un sistema centralizzato di pianificazione della forza lavoro fornirà una chiara visibilità in modo che ogni project manager possa vedere come vengono assegnate le risorse e tutti i membri della squadra vedranno i loro compiti.
  • Rischi ridotti – i conflitti di risorse verranno evitati e individuerai i problemi prima che inizino; inoltre, sarai in grado di prevedere la carenza di competenze e colmare in modo proattivo le lacune.
  • Business intelligence accurato – sarai in grado di creare bacheche, analisi e report personalizzati che consentiranno di monitorare lo stato generale dei progetti e prendere le decisioni giuste.

Per concludere, una gestione efficace delle risorse non è qualcosa di bello da avere, è la chiave del successo dei tuoi progetti. Le risorse non possono essere assegnate casualmente sui progetti e, inoltre, non puoi semplicemente dire di sì a ogni progetto che arriva alla tua porta. Le organizzazioni più redditizie utilizzano software di gestione delle risorse per pianificare e gestire le risorse in modo efficace, per evitare ritardi nel progetto, aumento dei costi e mancata consegna del progetto.